Personlig kontakt til instruktørerne
Ved en kontaktperson forstås instruktørens personlige kontakt til foreningsbestyrelsen og omvendt.
Kontaktpersonen udgør dermed også det vigtige bindeled mellem de enkelte bestyrelsesmedlemmer og de forskellige instruktører/hold.
En aktiv og dygtig kontaktperson har stor betydning for kommunikationen mellem bestyrelse, instruktører og medlemmer.
En kontaktpersons opgaver kan være at:
- Sige velkommen ved sæsonstart
- Klare alt det administrative ved de første træninger
- Føre betalingslister - og følge op på disse
- Sikre, at administrative rutiner foretages i rette tid (tilmelding til opvisning etc.)
- Følge op på instruktørkartotek og -datablad
- Sikre at instruktør og hold fungerer godt
- Bringe instruktørens spørgsmål videre til bestyrelsen
- Etablere netværksgruppe instruktørerne imellem, eks.: indenfor puslingeholdene, springholdene, rytmeholdene og voksenholdene.
- Motivere, evt. indkalde til møder i netværksgrupperne for at udveksle erfaringer og udvikle idéer og for dels at etablere samarbejde holdene imellem.
- Motivere til at instruktøren modtager vejledning
- Motivere til at instruktøren tager på kursus og videreuddanner sig.
- Have en årlig samtale med instruktøren om forventninger til og tilfredsheden med foreningen og bestyrelsen samt om ønsker til det fremtidige samarbejde – se eksempel på en spørgeramme i spalten til højre.
Kontaktperson-opgaven kan varetages af én person i bestyrelsen. Det giver mulighed for specialisering i instruktørkontakt og kommunikation.
Opgaven kan også fordeles mellem flere bestyrelsesmedlemmer, hvilket giver et en bredere kontaktflade og større synlighed for bestyrelsen.